Mua vé máy bay quốc tế cần những giấy tờ gì? Danh sách đầy đủ theo từng bước

Giấy tờ cần cung cấp khi đặt vé máy bay quốc tế

Khi đặt vé, bạn chưa bắt buộc phải có hộ chiếu hoặc visa trong tay, nhưng cần cung cấp chính xác một số thông tin cá nhân để tránh sai sót trên vé. Cụ thể, hầu hết các hãng hàng không và nền tảng đặt vé yêu cầu:

1. Họ và tên đầy đủ (đúng như trên hộ chiếu, viết không dấu)
2. Ngày tháng năm sinh
3. Giới tính
4. Số hộ chiếu (một số hãng cho phép bổ sung sau, nhưng nên điền ngay nếu có)
5. Ngày hết hạn hộ chiếu
6. Quốc tịch

Sai tên trên vé so với hộ chiếu là lỗi phổ biến khiến hành khách phải mất phí đổi vé hoặc thậm chí mua vé mới. Theo quy định của các hãng hàng không Việt Nam như Vietnam Airlines và Vietjet Air, không phải hạng vé nào cũng cho phép sửa thông tin hành khách sau khi xuất vé.

Nếu bạn chưa có hộ chiếu, vẫn có thể đặt vé trước rồi cập nhật số hộ chiếu sau trên một số nền tảng. Tuy nhiên, cách an toàn nhất là hoàn tất hộ chiếu và visa (nếu cần) trước khi mua vé, tránh trường hợp không xin được visa mà đã mất tiền vé.

Hộ chiếu: giấy tờ bắt buộc số một cho chuyến bay quốc tế

Hộ chiếu (passport) là giấy tờ không thể thay thế khi bay quốc tế. Nếu không có hộ chiếu, bạn không thể làm thủ tục check-in, không qua được cổng xuất nhập cảnh và không được lên máy bay.

Theo Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam sửa đổi năm 2023 (có hiệu lực từ 15/8/2023), quy định bắt buộc hộ chiếu phải còn hạn từ 6 tháng trở lên khi xuất cảnh đã được bãi bỏ. Điều này có nghĩa về phía Việt Nam, hộ chiếu chỉ cần còn hạn sử dụng là được phép xuất cảnh.

Tuy nhiên, phần lớn quốc gia trên thế giới vẫn yêu cầu hộ chiếu của hành khách nhập cảnh phải còn hạn ít nhất 6 tháng tính từ ngày đến. Các hãng hàng không cũng thường kiểm tra điều này ngay tại quầy check-in và có quyền từ chối vận chuyển nếu hộ chiếu không đáp ứng yêu cầu của nước đến.

Lời khuyên thực tế: nếu hộ chiếu còn hạn dưới 9 tháng và bạn có kế hoạch bay quốc tế, hãy làm hộ chiếu mới sớm. Thời gian cấp hộ chiếu phổ thông tại Việt Nam thường từ 5 đến 8 ngày làm việc, nhưng có thể lâu hơn vào mùa cao điểm.

Khi nào cần visa và khi nào được miễn?

Visa (thị thực nhập cảnh) là giấy phép do quốc gia đến cấp, cho phép bạn nhập cảnh trong thời hạn nhất định. Không phải chuyến bay quốc tế nào cũng cần visa, vì Việt Nam có thỏa thuận miễn thị thực với nhiều nước.

Công dân Việt Nam được miễn visa khi đến các nước ASEAN gồm Thái Lan, Singapore, Malaysia, Indonesia, Campuchia, Lào, Myanmar, Brunei và Philippines, với thời hạn lưu trú phổ biến từ 14 đến 30 ngày tùy quốc gia. Ngoài ASEAN, một số điểm đến khác cũng miễn visa cho hộ chiếu Việt Nam như Kazakhstan, Kyrgyzstan, Panama, Chile và Belarus.

Theo bảng xếp hạng Henley Passport Index cập nhật tháng 3/2026, hộ chiếu Việt Nam xếp hạng 84 thế giới, cho phép công dân Việt Nam đến khoảng 48 điểm đến mà không cần xin visa trước hoặc chỉ cần thủ tục đơn giản như e-visa, visa tại cửa khẩu.

Nếu chuyến bay có quá cảnh tại một quốc gia thứ ba, bạn cũng cần kiểm tra xem có cần visa quá cảnh hay không. Ví dụ, quá cảnh tại Trung Quốc có thể được miễn visa transit trong một số trường hợp, nhưng quá cảnh tại Mỹ luôn yêu cầu visa.

Quy định visa có thể thay đổi theo từng thời kỳ. Trước mỗi chuyến đi, nên kiểm tra trực tiếp trên website Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán của nước đến để có thông tin chính xác.

Giấy tờ cho trẻ em, phụ nữ mang thai và trường hợp đặc biệt

Trẻ em dưới 14 tuổi bay quốc tế cần hộ chiếu riêng hoặc được ghi thông tin kèm ảnh trong hộ chiếu của cha/mẹ/người giám hộ hợp pháp. Ngoài ra, theo quy định của hầu hết hãng hàng không, trẻ em cần mang theo:

• Giấy khai sinh bản gốc hoặc bản sao trích lục (không chấp nhận bản photo công chứng)
• Visa (nếu nước đến yêu cầu)
• Giấy ủy quyền có công chứng nếu trẻ đi cùng người không phải cha mẹ ruột

Trẻ dưới 2 tháng tuổi chưa có giấy khai sinh có thể sử dụng giấy chứng sinh hợp lệ, nhưng cần kiểm tra chính sách riêng của hãng bay vì một số hãng không nhận vận chuyển trẻ sơ sinh dưới 7 ngày tuổi.

Phụ nữ mang thai thường được yêu cầu bổ sung giấy xác nhận sức khỏe đủ điều kiện bay từ bác sĩ, đặc biệt khi thai kỳ từ tuần 28 trở lên. Mỗi hãng hàng không có quy định riêng về tuần thai tối đa được phép bay, nên cần liên hệ hãng trước khi đặt vé.

Người cao tuổi, hành khách có bệnh lý đặc biệt hoặc cần hỗ trợ y tế trên chuyến bay cũng nên chuẩn bị giấy miễn trừ trách nhiệm y tế theo yêu cầu của hãng.

Checklist giấy tờ mang theo khi ra sân bay

Đã có vé, đã có hộ chiếu và visa, nhưng ra sân bay vẫn có thể gặp rắc rối nếu thiếu một số giấy tờ hoặc mang nhầm bản photo. Dưới đây là danh sách cần kiểm tra trước khi khởi hành:

1. Hộ chiếu bản gốc còn hạn (nên còn hạn trên 6 tháng tính từ ngày đến nước ngoài)
2. Visa hoặc giấy tờ nhập cảnh hợp lệ (nếu nước đến yêu cầu)
3. Vé máy bay (bản in hoặc bản điện tử trên điện thoại)
4. Giấy khai sinh bản gốc cho trẻ em dưới 14 tuổi
5. Giấy xác nhận sức khỏe (nếu là phụ nữ mang thai hoặc hành khách có bệnh lý)
6. Giấy tờ bảo hiểm du lịch (một số quốc gia yêu cầu bắt buộc)
7. Ảnh thẻ dự phòng (hữu ích khi cần làm visa tại cửa khẩu hoặc xử lý sự cố)

Nên đến sân bay quốc tế trước giờ bay ít nhất 3 tiếng để đủ thời gian làm thủ tục check-in, gửi hành lý, qua cổng an ninh và xuất cảnh.

Những lỗi giấy tờ thường khiến hành khách bị từ chối bay

Sai tên trên vé so với hộ chiếu là lỗi phổ biến nhất. Chỉ cần sai một ký tự, hệ thống check-in có thể không khớp được thông tin, và bạn phải trả phí đổi tên hoặc mua vé mới.

Hộ chiếu hết hạn hoặc còn hạn dưới 6 tháng tuy được Việt Nam cho xuất cảnh (theo luật sửa đổi 2023), nhưng phần lớn quốc gia đến và hãng hàng không vẫn từ chối. Đây là rủi ro lớn mà nhiều người chủ quan bỏ qua.

Mang bản photo giấy khai sinh thay vì bản gốc hoặc bản sao trích lục cho trẻ em cũng là lý do bị từ chối tại cổng an ninh. Quy định an ninh hàng không chỉ chấp nhận bản gốc hoặc bản sao trích lục từ sổ gốc, không chấp nhận bản photo dù có công chứng.

Quên kiểm tra visa quá cảnh cũng gây rắc rối. Nếu chuyến bay có điểm dừng tại nước thứ ba, bạn cần xác nhận xem có cần visa quá cảnh hay không, đặc biệt khi quá cảnh tại Mỹ, Anh hoặc một số nước châu Âu.

Câu hỏi thường gặp

1. Đặt vé máy bay quốc tế online có cần hộ chiếu ngay không?

Phần lớn nền tảng đặt vé cho phép bạn đặt chỗ mà chưa cần nhập số hộ chiếu ngay. Tuy nhiên, thông tin họ tên phải khớp chính xác với hộ chiếu. Bạn nên hoàn tất hộ chiếu trước khi mua vé để tránh sai sót và rủi ro mất tiền nếu không xin được visa.

2. Bay đi Thái Lan, Singapore có cần visa không?

Công dân Việt Nam được miễn visa khi đến Thái Lan (tối đa 30 ngày) và Singapore (tối đa 30 ngày). Bạn chỉ cần hộ chiếu còn hạn và vé máy bay khứ hồi. Quy định này áp dụng cho mục đích du lịch, thăm thân hoặc công tác ngắn hạn.

3. Trẻ em có hộ chiếu riêng hay phải ghi chung với bố mẹ?

Trẻ em có thể sử dụng hộ chiếu riêng hoặc được ghi thông tin kèm ảnh trong hộ chiếu của cha/mẹ/người giám hộ. Tuy nhiên, xu hướng hiện nay nhiều quốc gia yêu cầu trẻ có hộ chiếu riêng. Nếu bạn có kế hoạch cho con đi nước ngoài thường xuyên, nên làm hộ chiếu riêng cho trẻ từ sớm.

Nếu bạn đang tìm vé máy bay quốc tế với giá tốt, Baydep hỗ trợ so sánh giá từ nhiều hãng hàng không, thanh toán an toàn và có đội ngũ tư vấn hỗ trợ 24/7. Bạn có thể kiểm tra và đặt vé trực tiếp trên Baydep để chủ động lên kế hoạch sớm, nhất là trong mùa cao điểm khi giá vé biến động nhanh.

Dù bay đi đâu, việc kiểm tra giấy tờ kỹ trước 2 tuần khởi hành sẽ giúp bạn phát hiện kịp nếu hộ chiếu sắp hết hạn, visa chưa có hoặc thông tin trên vé bị sai. Đừng đợi đến ngày ra sân bay mới kiểm tra, vì lúc đó hầu như không còn cách xử lý nào kịp thời.