Bị từ chối nhập cảnh phải làm gì? 7 bước cần xử lý tại sân bay

Bị từ chối nhập cảnh nghĩa là cơ quan có thẩm quyền tại quốc gia hoặc vùng lãnh thổ đến không cho phép hành khách nhập cảnh sau khi kiểm tra tại cửa khẩu. IATA gọi trường hợp này là hành khách không được chấp nhận nhập cảnh, hay INAD, và phân biệt với trường hợp hành khách bị hãng từ chối cho lên máy bay trước khi khởi hành.

Điều quan trọng là không tự ý rời khu vực kiểm soát, tranh cãi hoặc tự mua một hành trình mới khi chưa biết phương án mà cơ quan chức năng và hãng hàng không đang yêu cầu.

Bị từ chối nhập cảnh phải làm gì ngay tại sân bay?

Việc cần ưu tiên là xác định chính xác bạn đang ở trạng thái nào, lý do bị từ chối và phương án rời khỏi quốc gia đến.

Bạn có thể xử lý theo thứ tự sau:

1. Giữ bình tĩnh và tuân theo hướng dẫn của nhân viên cửa khẩu

   Không tự ý rời khỏi khu vực được chỉ định, quay lại khu hành lý hoặc tìm cách qua cửa kiểm soát khác. Nếu gặp khó khăn về ngôn ngữ, hãy đề nghị được giải thích chậm hơn hoặc hỏi xem có hỗ trợ phiên dịch hay không.

2. Hỏi rõ lý do bị từ chối nhập cảnh

   Hãy hỏi lý do cụ thể liên quan đến hộ chiếu, visa, mục đích chuyến đi, vé chiều về, giấy tờ lưu trú hay vấn đề khác. Nếu cơ quan chức năng có cấp quyết định, biên bản hoặc giấy xác nhận bằng văn bản, nên giữ lại đầy đủ.

3. Kiểm tra toàn bộ giấy tờ đang mang theo

   Đối chiếu hộ chiếu, visa, vé máy bay, đặt phòng khách sạn, thư mời, vé rời khỏi quốc gia đến và các giấy tờ liên quan đến mục đích chuyến đi.

4. Liên hệ quầy hoặc nhân viên của hãng hàng không

   Hỏi rõ chuyến bay nào được bố trí để rời khỏi nước đến, hành lý được xử lý ra sao, có cần đổi vé hay phát sinh chi phí hay không.

5. Giữ lại chứng từ

   Lưu boarding pass, vé điện tử, giấy tờ do cơ quan nhập cảnh cung cấp, hóa đơn phát sinh và các trao đổi liên quan tới hành trình quay lại. Những tài liệu này có thể cần thiết nếu bạn phải giải trình với hãng, bảo hiểm hoặc cơ quan chức năng sau đó.

6. Liên hệ cơ quan đại diện Việt Nam nếu cần hỗ trợ lãnh sự

   Với công dân Việt Nam ở nước ngoài, Cục Lãnh sự cho biết cơ quan đại diện có thể hỗ trợ trong những tình huống như cấp giấy thông hành, liên hệ người thân, cung cấp thông tin luật sư hoặc thực hiện các biện pháp bảo hộ phù hợp.

7. Chưa đặt chuyến đi mới cho đến khi xác định nguyên nhân

   Nếu nguyên nhân chưa được giải quyết, việc mua ngay một vé khác và quay lại quốc gia đó có thể không xử lý được vấn đề cốt lõi. Trước chuyến tiếp theo, cần kiểm tra yêu cầu trực tiếp từ cơ quan nhập cảnh hoặc cơ quan đại diện ngoại giao của nước đến.

Vì sao có visa vẫn có thể bị từ chối nhập cảnh?

Có visa không phải lúc nào cũng đồng nghĩa chắc chắn được nhập cảnh, vì quyết định tại cửa khẩu phụ thuộc vào pháp luật và thẩm quyền của từng quốc gia.

Ví dụ, Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ nêu rõ visa Mỹ cho phép người nước ngoài đến cửa khẩu để xin phép nhập cảnh, nhưng không bảo đảm rằng người đó chắc chắn được nhập cảnh. Quyết định cho phép hay từ chối thuộc cơ quan kiểm soát biên giới tại cửa khẩu.

IATA cũng cho biết một trong những nhóm nguyên nhân dẫn đến hành khách INAD là vấn đề về giấy tờ, bao gồm visa và các chứng từ đi lại không đáp ứng yêu cầu.

Một số tình huống thường cần kiểm tra gồm:

Không nên tự kết luận lý do chỉ dựa trên suy đoán. Quy định nhập cảnh có thể khác đáng kể giữa Mỹ, Nhật Bản, Hàn Quốc, Singapore, Australia, khối Schengen và các quốc gia khác.

Sau khi bị từ chối, ai sẽ sắp xếp chuyến bay quay lại?

Hãng hàng không thường là đầu mối bạn cần làm việc về phương án vận chuyển tiếp theo, nhưng cách xử lý và trách nhiệm chi phí phụ thuộc điều lệ vận chuyển của hãng cùng yêu cầu của cơ quan chức năng sở tại.

Điều lệ vận chuyển của Vietnam Airlines quy định trường hợp hành khách bị từ chối nhập cảnh có thể phát sinh các khoản liên quan đến việc đưa hành khách rời khỏi quốc gia đó và một số chi phí khác theo yêu cầu của nhà chức trách.

Điều lệ của Vietjet cũng quy định trường hợp cơ quan xuất nhập cảnh yêu cầu đưa hành khách trở lại điểm xuất phát hoặc địa điểm khác do không được phép nhập cảnh, hành khách có thể phải thanh toán tiền vé và các khoản chi phí áp dụng theo điều kiện của hãng.

Vì vậy, khi đứng tại sân bay, nên hỏi nhân viên hãng ít nhất bốn thông tin:

• Bạn sẽ được vận chuyển đến đâu?
• Chuyến bay dự kiến là chuyến nào?
• Hành lý ký gửi sẽ được xử lý thế nào?
• Khoản nào phải thanh toán thêm và khoản nào có thể xử lý theo điều kiện vé?

Không nên mặc định vé cũ sẽ được hoàn, đổi miễn phí hoặc hãng phải chịu toàn bộ chi phí.

Khi nào nên liên hệ Đại sứ quán hoặc cơ quan lãnh sự?

Bạn nên cân nhắc liên hệ cơ quan đại diện Việt Nam khi gặp khó khăn nghiêm trọng trong quá trình xử lý, đặc biệt nếu không thể tự liên lạc, thiếu giấy tờ, gặp vấn đề về an toàn hoặc cần hỗ trợ lãnh sự.

Theo Cục Lãnh sự Việt Nam, cơ quan đại diện có thể thực hiện một số hình thức hỗ trợ như cấp hộ chiếu hoặc giấy thông hành trong trường hợp phù hợp, hỗ trợ liên hệ gia đình, cung cấp thông tin luật sư và thực hiện công tác bảo hộ công dân.

Bộ Ngoại giao Việt Nam cũng từng phối hợp với cơ quan chức năng sở tại và các hãng hàng không để hỗ trợ công dân Việt Nam gặp khó khăn tại sân bay quốc tế.

Tuy nhiên, cần phân biệt rõ vai trò của cơ quan lãnh sự với cơ quan nhập cảnh nước sở tại. Cơ quan đại diện có thể hỗ trợ công dân trong phạm vi chức năng lãnh sự, nhưng không nên mặc định rằng họ có thể thay đổi ngay quyết định nhập cảnh của cơ quan có thẩm quyền nước đến.

Trước chuyến đi tiếp theo, cần sửa vấn đề nào?

Điều quan trọng nhất không phải mua vé mới sớm nhất mà là xác định và xử lý nguyên nhân khiến lần nhập cảnh trước không thành công.

Hãy rà soát checklist sau:

• Hộ chiếu có còn đủ thời hạn theo yêu cầu của nước đến hay không.
• Visa có đúng loại, đúng mục đích và còn hiệu lực hay không.
• Visa có cho phép số lần nhập cảnh phù hợp hay không.
• Quốc gia quá cảnh có yêu cầu visa hoặc giấy phép quá cảnh hay không.
• Vé khứ hồi hoặc vé đi tiếp đã phù hợp chưa.
• Thông tin khách sạn, người mời hoặc địa chỉ lưu trú có thể xác minh được không.
• Lịch trình có phù hợp với thời gian lưu trú và mục đích đã khai báo không.
• Có tài liệu liên quan đến lần bị từ chối trước cần khai báo ở hồ sơ mới hay không.
• Có cần xin tư vấn từ cơ quan ngoại giao hoặc chuyên gia pháp lý về xuất nhập cảnh hay không.

Vietnam Airlines khuyến nghị hành khách kiểm tra các yêu cầu xuất nhập cảnh của quốc gia đến và chuẩn bị đầy đủ giấy tờ trước hành trình quốc tế, đồng thời lưu ý quy định thực tế có thể thay đổi theo từng thời điểm.

Các hãng bay xử lý việc từ chối nhập cảnh như thế nào?

Không có một chính sách duy nhất áp dụng giống nhau cho mọi hãng, vì điều lệ vận chuyển và từng hành trình có thể khác nhau.

Vietnam Airlines

Vietnam Airlines yêu cầu hành khách chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cần thiết cho chuyến bay quốc tế. Hãng cũng lưu ý hành khách cần tự kiểm tra quy định xuất nhập cảnh của quốc gia đến.

Trong điều lệ vận chuyển, hãng có quy định riêng về trường hợp bị từ chối nhập cảnh và các khoản chi phí có thể phát sinh liên quan đến việc đưa hành khách rời khỏi quốc gia đó.

Vietjet air

Vietjet yêu cầu hành khách có giấy tờ xuất nhập cảnh và giấy phép cần thiết theo yêu cầu của các quốc gia liên quan đến hành trình.

Điều lệ Vietjet cũng có mục riêng về hành khách bị từ chối nhập cảnh, trong đó đề cập việc vận chuyển hành khách quay lại và trách nhiệm đối với một số chi phí phát sinh.

Với các hãng hàng không quốc tế

Nếu bay bằng Singapore Airlines, Thai Airways, Emirates, Qatar Airways, Korean Air, ANA hoặc một hãng quốc tế khác, cách an toàn là kiểm tra trực tiếp điều lệ vận chuyển và yêu cầu giấy tờ trên kênh chính thức của chính hãng.

IATA phân biệt rõ trách nhiệm của hãng vận chuyển với quyết định của cơ quan biên giới. Việc hãng cho phép bạn lên chuyến bay không đồng nghĩa cơ quan nhập cảnh tại điểm đến bắt buộc phải cho phép nhập cảnh.

Có nên mua ngay vé máy bay khác để quay lại?

Không nên mua vé quay lại quốc gia vừa từ chối nhập cảnh chỉ vì nghĩ rằng đổi chuyến bay hoặc đổi hãng sẽ giải quyết được vấn đề.

Nếu nguyên nhân nằm ở visa, giấy tờ, điều kiện nhập cảnh hoặc quyết định của cơ quan chức năng, đổi từ hãng này sang hãng khác không tự động làm nguyên nhân đó biến mất.

Trước khi đặt lại vé, nên hoàn thành ba việc:

1. Xác định lý do lần nhập cảnh trước không thành công.
2. Xác minh yêu cầu mới với nguồn chính thức của quốc gia đến.
3. Chỉ đặt hành trình mới khi giấy tờ và điều kiện chuyến đi đã phù hợp hơn.

Với các trường hợp phức tạp liên quan đến lệnh cấm nhập cảnh, lịch sử vi phạm, hồ sơ pháp lý hoặc quyết định chính thức của cơ quan di trú, nên ưu tiên tư vấn từ cơ quan có thẩm quyền hoặc chuyên gia pháp lý phù hợp thay vì chỉ thay đổi vé máy bay.

Baydep có thể hỗ trợ gì trong tình huống này?

Baydep là nền tảng đặt vé máy bay trực tuyến. Trong tình huống hành khách bị từ chối nhập cảnh, vai trò phù hợp của Baydep là hỗ trợ thông tin liên quan đến đặt vé và điều kiện vé trong phạm vi dịch vụ, không thay thế cơ quan nhập cảnh, hãng hàng không hay cơ quan lãnh sự.

Khi cần đặt lại hành trình sau khi đã xác định được phương án từ cơ quan chức năng và hãng vận chuyển, hành khách có thể kiểm tra chuyến bay phù hợp trên Baydep. Trước khi xuất vé mới, nên đặc biệt chú ý:

• Điểm khởi hành và điểm đến được cơ quan chức năng cho phép.
• Yêu cầu quá cảnh tại từng điểm nối chuyến.
• Điều kiện hoàn, đổi của hạng vé.
• Thời gian nối chuyến.
• Quy định hành lý khi phải đổi hãng hoặc tách vé.
• Giấy tờ cần thiết cho toàn bộ hành trình, không chỉ điểm đến cuối.

Khi vừa bị từ chối nhập cảnh, ưu tiên đúng là xử lý quyết định tại sân bay trước, xác định nguyên nhân thứ hai và chỉ đặt lại vé sau khi điều kiện nhập cảnh đã được làm rõ. Nếu chưa chắc mình có đủ giấy tờ để quay lại, đừng để một vé máy bay mới tạo thêm rủi ro cho hành trình tiếp theo.